工作没效率,具备这种思维可以让效率翻倍!

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只是无论是工作上,还是生活上,很多时候都会出现计划赶不上变化的情况,因此,就需要我们能够有项目管理的流程思维、问题思维。遇到流程问题,就按照流程处理,遇到问题,就需要有临时对策、永久对策,并各个击破,才能使项目进度尽在掌握。

经理人分享(ID:manashare)原创

最近,一个在互联网公司上班,做平面设计工作的朋友抱怨,平时经常收到各个部门的设计任务,每个任务都催得很急。所以,她有些招架不住,因为分不清哪个是真的急,所以只能谁催得急,就先做谁的。其实,她这样的处理方式,对公司整体工作的推进来说,是非常不利的。

在解决这个问题之前,我们可以先一起模拟一个架构:把“公司”看作是一片待开发的土地;把“项目”看作是土地上的楼盘、花园、停车场、健身房等等;把“任务”看作是盖楼、建花园这些工作。

“公司”为了快速回收资金,必然会催促每一个“项目”都能同时、并行完成。所以,如果你是那个平面设计师,只是把自己放在“任务”这个维度里,那自然就像是革命的一块砖,哪里有需要就往哪里搬。

诚然,如果公司的组织架构清晰完整,这个在“任务”维度中的员工不会有什么问题,但是实际上,很公司为了节约开支,往往是同时接受多个任务,甚至一人身兼多职,自然就会出现这位朋友一样的困扰。

但是,如果我们换一个角度来看问题,将自己从“任务”角色的维度,拔高到“项目”成员的高度,也就是把自己从"搬砖"的角色,上升到"盖楼"的角色,自然会对整个项目的整体规划做一些了解,从而更加容易识别其优先级,也更利于自己对手头的“任务”进行优先级排序,进而有条不紊的开展工作。

当然,作为一名普通的职员,要了解项目的全貌,可能需要一定的权限。所以我建议,将她的困扰反馈到公司管理层,让自己积极参与到项目中去,从而使自己充分的掌控项目中与自己有关的那部分任务的进度,而不是被动接受任务。

我们今天不聊怎么反馈,重点说一下如何建立项目管理思维。工作实践告诉我们,有一个健康的思维意识,才是改变困境的前提。

认清流程、任务、问题,各个击破高效工作

著名的管理学图书《流程圣经:让流程自动管理绩效》中提到,公司最重要的绩效,首先是组织、流程层面的绩效,其次才是岗位绩效。项目的临时性,让项目团队这个组织的每个岗位都有一个明确而共同的目标。

因此,一个项目要达到预期的目标,就需要这个项目的团队成员都可以理解这个项目中的流程、任务、问题及其相互之间的逻辑关系,才能让各个团队成员紧密配合,真正实现让流程自动管理绩效。

笔者认为,无论是否置身于项目,一个好的工作管理,应该具备以下几个要素:

1、有明确的归属关系,从而判断主次轻重,确定优先级;

2、有明确的工作目标与要求,让结果很直观的呈现;

3、有明确的优先级:最主要的作用是确定当前最迫切的任务;

4、有明确的负责人与协助人:帮你在协调工作时,找对人,做对事;

5、有明确开始与结束的时间节点:确定工期,以预计任务进度;

6、有明确的状态:明确任务是未开始、已开始、已结束中的哪种状态,利于协调;

7、适合历史查阅:日报、周报、月报、年度总结都可以有迹可循,便于复盘与回顾。

例如,如果用项目管理的思维来办一场婚礼。则应将其需要准备的事项视为有一定归属关系的任务,从而列出任务明细和时间表,比如筹办一场婚礼,当婚礼日期确定后,什么时候拍婚纱照、确定宴席名单、备齐婚礼所需的物品、发送请帖邀请宾客。都是有一定先后顺序,逻辑关系的。只有按照以上这些要素列进任务表,才会忙而不乱。

而如果我们的是项目研发一款数码相机,那么在公司决定开发这款产品的时候,往往需要先进行前期的市场调研、可行性分析,然后充分进行可行性评审,才决定立项、开案等,同时会指定项目经理、确定项目团队各个负责人等。除了可行性评估,期间还会有研发计划评审,结构开发评审,电子开发评审,试生产评审,量产评审等。

而且,这个阶段的各种评审都有公司既定的流程,都有严格的先后顺序。因此,只有遵从相关的流程,完成相关的任务,才能顺利让该项目向前推进。而项目经理在安排项目计划时,就会根据这些流程、任务的关联性,设置Schedules(时间表),并逐个完成。

只是无论是工作上,还是生活上,很多时候都会出现计划赶不上变化的情况,因此,就需要我们能够有项目管理的流程思维、问题思维。遇到流程问题,就按照流程处理,遇到问题,就需要有临时对策、永久对策,并各个击破,才能使项目进度尽在掌握。

分解工作任务,稳扎稳打步步为营

如上文所述,项目管理可以分解为多个项目任务,同时在推进的过程中,不仅需要符合现有的流程,而且需要充分考虑其与任务的关联性,因此每个项目成员都需要综合认知完成这件事的整体概貌、阶段和步骤,然后将它们分解成一个个能够看到具体成果的任务,并且在整个过程中可以随时地监控它的完成进展和状态。

在这方面,用项目管理的WBS(工作分解结构)来分解各个层级任务的关联性、逻辑关系,是运用该种项目思维的关键所在。目前,项目管理的软件也非常多,例如最早的甘特图、project,以及近年的各种办公软件,包括阿里钉钉、腾讯的企业微信、字节跳动推出的飞书等,都融入了一些项目管理的元素。

这些软件,对于提高人们日常的工作效率,都是非常有帮助的。因此,在项目管理过程中,善用工具也是提高工作效率的方法之一。

时刻准备Plan B,忙而不乱处变不惊

俗话说:一颗红星,两个准备。优秀的管理者,都懂得制定plan B,也就是备用方案。因为计划中的任何事项的变动,都会影响其它任务的计划,甚至影响全局,导致项目整体进度延误。而B计划在很多时候是应对风险必备的计划,也许它不一定会执行,但是会让你在执行A计划的时候更加坚定、果断,更会让你具有安全感。这种风险控制思维,也可以避免我们在遇到外界因素引起的变化与异常时,惊慌失措。

总而言之,项目管理思维,是职场达人必备的思维模式,也是一个职场新人逐渐成熟的标志。相关调研数据表明,即使一个人从未接触过项目管理,通过长期的工作经验积累,也会慢慢形成这种处理问题的方式,只是这个过程,需要付出很多不必要的代价。

最后,在任务细分上,还需要有输入、输出的思维。因为理论上每个任务的完成,都是一个工作内容输入到工作成果输出的过程。在世界500强的制造企业富士康,就有这样一个说法,一个公司的运转就是系统,而系统都是流程+表单构成的。一个公司和一个项目都是如此。流程是做事情的先后顺序,表单是其工作成果的呈现。

而项目管理思维,就是让我们所有的工作都有结果呈现的重要保障。所以,提升自己的项目管理思维的过程,就是不断进行自我成长的过程,而项目管理思维的形成,也是一个人走向管理层,甚至更高职位的必经之路。

文章最后更新于 2021-07-05

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