什么是项目时间管理及改进它的建议

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总之,项目时间管理在你的工作场所是一项了不起的技术。无论你是一个经理还是在一个经理手下工作的员工,把项目时间管理的步骤添加到你的工作流程中,都能使你的工作流程更容易管理。

项目时间管理,顾名思义,是时间管理的另一个变体。它是指安排有效的产出时间,但其具体目标是在项目中取得成功。

时间的重要性和价值是众所周知的。所以我们需要利用这段时间来迅速完成你的项目和专业职责,同时保证产生高质量的结果。

项目时间管理是一个工具,可以帮助你跟踪时间,确保最大的生产力。无论你是经理还是团队成员,项目时间管理对你的工作效率都是至关重要的。

什么是项目管理中的时间管理?

简单地说,项目时间管理是一门管理时间的艺术。这意味着你有一个即将到来的截止日期,一份要求清单,需要完成的具体任务,通常还有一群人会对完成的项目进行审查。

一般情况下,项目经理会制定时间表,以确保所有的截止日期都能得到满足,这样每个人都可以避免项目期间的压力、延迟和灾难。由于所有团队成员的声誉和工作流程都会因此受到威胁,所以员工们都应该为项目时间管理而工作。

重要的步骤

项目时间管理不仅仅是一个概念。这是一种需要遵循特定步骤才能获得最佳结果的技巧。

1.活动定义

第一步是澄清项目的所有需求和要求。这一步需要特别注意细节,以避免在后期过程中带来的不便。

从定义项目开始:它是什么,需要做什么?你想实现什么目标?你还有多少时间?

这也是为项目设定SMART目标的时候。从定义SMART目标开始,可以使你和整个团队在预期的工作量和需要的结果质量方面保持一致。

2.资源评估

一旦确定了需求和目标,就该看看所有的支持资源了。在这个阶段,所有能帮助你实现目标的人、事、物都要明确。

在这一步中,你会清楚哪些材料、人员和其他资源是可用的,哪些需要外包。因此,在这个阶段,你还将预估一些项目所需的预算。

3.估算持续的时间

由于项目时间管理关注的是时间,所以估计时间需求是最基本的步骤之一。有了之前计算过的资源、目标和需求,估计时间就会变得更容易、更准确。

这是计算每个步骤细节的步骤。估计每个步骤要花多长时间,流程的时间轴是如何进行的,哪里可以调整延迟,哪里需要严格按时完成。

4.制定时间表

粗略的时间估计对于开发来说是件好事,但是如果你希望更准时的话,你就不能和你的团队进行交流了。如果你想严格按时完成所有事情,你就需要给所有团队成员分配一个明确定义的时间表。

当你制定日程表时,确保你添加了一项任务的所有负责人的细节。清楚每个任务分配了多少时间。如果可能的话,添加一些预期的障碍以及如何克服它们的指南,这样你的团队才不会实现的过程中迷失。

5.进度控制

当然,制定一个时间表是不够的。更重要的是实现它,如果需要,还需要即兴发挥一下。

密切关注所有团队成员,以确保进度被遵守是项目时间管理中最重要的步骤之一。此外,如果意想不到的障碍阻碍了这个过程,你应该知道如何绕过它们来避免项目完成的延迟。

提高项目时间管理的小贴士

项目时间管理的5个步骤将整个过程分解成一个非常易于管理和实用的技术。然而,你总是可以做更多的事情来提高你的产出。

下面的技巧将帮助你的团队更好地工作,并产生更好的产出。

1.使用管理工具

管理工具或软件是必要的。首先,这是最简单、最方便的方法,可以让每个人都在同一个页面上工作。第二,世界正在向数字方式转变。特别是在大流行之后,重要的是要牢记数字选项,以适应远程工作人员。

数字软件允许所有团队成员访问项目的细节。每个人都能更好地了解自己的职责、最后期限和最新情况。此外,团队还可以在这些工具的帮助下进行协调,而不需要经常见面。

2.优先考虑

像专业人士那样确定优先级是一项重要的技能,有助于项目时间管理的成功。你需要确切地知道流程的哪些步骤必须在其余步骤之前完成。这个顺序不仅对于一个平稳的流程是必要的,而且还可以确保节省最大的时间。使用五个“为什么”就是区分轻重缓急的好方法.

所以,如果你认为一项任务是最重要的,你就会开始质疑它为什么重要,为什么另一项任务可以推迟,而这个任务不能,等等。

另一种有助于正确设置优先级的方法是上层建筑法。这是一个循序渐进的方法,你可以通过分解和理解最重要的任务来找出它们。

上层建筑方法的第一步是要有一个明确的意图,在这种情况下,就是在最短的时间内以最好的方式完成项目。接下来,你要确定手头任务的价值,也就是任务对实现你意图的贡献。

在那之后,你计算出成本,也就是投入,并将它们与你将收到的产出进行权衡。如果是有利可图的交易,你就会优先考虑。

听起来好像很麻烦,但是你必须每天对任务列表进行优先排序,以便根据情况的需要不断更新。一旦你掌握了这个过程的窍门,每天早上只需要几秒钟就可以完成这个步骤。

3.平衡的责任

项目时间管理关注的是如何保持平衡,无论是时间与任务的平衡,还是责任与资源的平衡。

很多管理者都做错的一件事就是给自己或团队造成了过重的负担。他们没有估计到他们必须在什么地方停止接受更多。一旦超过了这个限制,之前所有的努力就会付之东流。

如果你在项目开始时就立即设定明确的SMART目标,那么这个问题就可以很容易地避免。然而,如果你仍然被职责缠身,无法管理,那么是时候使用委派的奇妙技巧了。

作为一个项目负责人或经理,你必须知道什么时候需要监督,什么时候必须自己完成任务,什么时候可以让团队独立完成任务,这点是非常重要的。

不要一个人承担所有的责任。委派那些不需要你全神贯注的事情。同样地,不要在你整天空闲的时候给你的团队增加负担。试着找到一个健康的平衡,让你在完成任务的同时有足够的空间来管理团队。同时,你的团队也可以有效地管理他们的职责。

不管你是否要委派任务,有一个方法都可以帮到你,那就是充分了解你所有团队成员的工作职责及素养。当事情开始失控时,你应该确切地知道谁能成为项目的救命恩人。

结论

总之,项目时间管理在你的工作场所是一项了不起的技术。无论你是一个经理还是在一个经理手下工作的员工,把项目时间管理的步骤添加到你的工作流程中,都能使你的工作流程更容易管理。

是时候停止把事情推到任务清单的末尾了。不要再在工作中不断懈怠和没有效率的日子。开始使用这个技巧和技巧,这样你就不会再拖延完成项目了!

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