管理时间和取得成果的10个技巧

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时间管理是一项重要的生活技能,但不是每个人都擅长。管理你的时间是困难的,但你并不孤单。从这10个管理时间的小技巧开始吧,以便帮助自己得到想要的结果。

一天24小时。你每天的时间都和往常一样。但当生活比以往更混乱、更有压力时,你的感觉可能就不是这样了。与此同时,在工作中保持高效的能力也显得格外重要。

既然你不能在一天中增加更多的时间,那这就意味着你必须找到充分利用你有限时间的方法。

如果你希望自己拥有超过24小时的时间,不妨看看今天这10个管理时间的有效方法,以便你在工作中取得成果。

1.明确你的使命

管理时间的第一个技巧就是首先要定义你的使命。在你学会有效地管理你的时间之前,你需要设定目标。而在你制定有意义的目标之前,你需要对你的使命有一个宏观的理解——确定你的“为什么”来激励你要做“什么”。

从定义个人使命开始,不仅要列出你想做什么,还要列出你为什么想做。例如,假设你想开一家类似喜茶的饮品店。这是个很棒的目标。但你的使命是什么?为了让人们快乐?让人们可以更多的交流?还是单纯为了赚钱?

明确你的使命可以让你在正确的轨道上制定更明智的目标,这反过来又会让你更有效率。如果它不符合你的使命,就不值得你花费时间。

2.练习说“不”

在我职业生涯的早期,我从来不想错过任何一个机会——社交、承接一个项目、学习新东西等等。然而,这种“害怕错过”的心态在你掌握行业诀窍的时候很有用,但在时间管理方面就没用了。

你承担的越多——即使是以成长和发展的名义——你完成真正重要的事情的时间就越少。另一种说法是“当你对一件事说“是”的时候,你就对另一件事说了“不”。

如果你的目标是更好地管理你的时间,那就开始把它看作是一种有限的资源,明智地使用它——不要用在那些不符合你的总体任务和目标的人或项目上。一开始我们很难说“不”,但如果你通过你的总体任务来筛选你的决定,你就保护了你的时间。

3.明确你目前是如何利用时间的

你觉得自己的工作效率怎么样?你的工作质量如何?这些都是模糊的问题,除非你用实际数据来量化它们。为了确定你的日常生活中需要改变什么(以及最终如何变得更有效率),你首先需要弄清楚你的时间都去了哪里。

开始计划一个星期的时间,用笔记本或电子表格来“审核”你的时间,精确到一个小时即可。

例如,你可能发现自己花在社交媒体上的时间比你想象的要多,或者你每天花了太多的时间来考虑写邮件。一旦你衡量了事情的进展和你目前如何利用你的时间,你就可以做出必要的调整。

4.合理分配你的能量

管理你时间的另一个重要建议就是合理分配你的精力。在我们喧嚣的文化中有一个普遍误解,那就是效率最高的员工在破晓时分就起床了,且在日出之前就已经处于深度工作状态了。但是,对于每一个凌晨4点起床上班的初创公司CEO来说,都会有其中一个人还在熟睡中(他们实际上需要睡眠来把工作做的更好)。

时间管理的关键不是以效率的名义牺牲你的睡眠。它是确定一天中(或晚上)你最有动力去完成工作的时间,然后相应地计划你的工作。所以,想想你什么时候精力最充沛,当然——要记住,取得成果不仅仅需要能量。你什么时候最有创造力和灵感?你什么时候最专注?

例如,如果你在早上吃完早餐、喝完咖啡后最清醒,那就把最重要、要求最高的工作安排在这段时间。另一方面,你什么时候感觉最疲惫?把不需要动脑筋的管理任务留到那段时间吧。这样,你不仅能更好地利用时间,还能更好地完成工作。

5.提前计划

很多人不是计划着失败,而是失败于没有计划。这也是为什么我利用每周日下午来计划我一周工作的原因。我会拿起我最喜欢的笔记本和笔,放在我的餐桌上或我的家庭办公室,写下我在一个星期内需要完成的所有事情。然后,我还会把每个目标都分解成具体的、有时间导向的任务。

宏观层面的计划让我能始终把目标放在最重要的位置,这样我就可以带着更大的目标继续完成任务。为具体的任务做微观的计划也很重要,因为它可以防止你在为目标服务的项目和任务上浪费时间。

例如,在你参加一个会议之前,列出一个谈话要点和你想要完成的目标。方向会帮助你专注于更大的目标,并为你节省完成任务所需的时间。

6.最大限度地减少干扰

分心妨碍了工作效率和时间管理。但答案不仅仅是把你的笔记本电脑放在一个安静的地方那么简单。这是关于消除思想的干扰——那些占用了精神空间,但实际上对你的整体生产力没有贡献的“工作”。《原子习惯:建立好习惯和改掉坏习惯的简单方法》的作者James Clear称这些被吸引注意力的人“只成功了一半”。

例如,假设你正在做一个演示,但你每隔几分钟就会停下来查看一下收件箱。阅读和回复邮件是你工作的一部分,所以你感觉自己就像在工作一样。

但根据Clear的说法,这也是你时间的主要消耗:

“不管你是在什么地方、以什么方式陷入了半途而废的陷阱,结果都是一样的:你从没有完全投入到手头的工作中,你也很少长时间致力于一项任务,而且你要花两倍的时间才能完成一半的任务。”

下次你时间宝贵的时候,集中精力。消除那些干扰你流畅状态的微小干扰,让你的注意力完全集中在真正需要你注意的事情上。

7.避免多任务

无论你是一边接电话一边回复邮件,还是在项目之间来回切换,当你同时处理多项任务时,你可能会觉得自己充分利用了时间。然而事实上,你打开的“标签”越多,你就越不能真正专注于每一个“标签”。

为什么多任务处理是时间管理的敌人?根据专家们的说法,同时在多个任务之间切换会让你把精力花在换档上,而不是花在手头的实际任务上。更糟糕的是,当你在两项任务之间紧张不堪时,你根本无法集中注意力——这意味着你永远无法进入“心流”状态,而这是提高效率的关键所在。

在几个任务之间来回切换实际上是在浪费效率,因为你的注意力都花在了切换齿轮的行为上,而且,你永远不会完全“进入状态”。

8.考虑“未来的你”

我们今天的决定会影响明天的结果,其中也包括时间管理。你如何分配你的时间也会产生长期的影响,因为它也会消耗你未来可用的时间——完成其他事情的时间,同样重要的还有,休息时间。

所以,如果你正在为管理时间而挣扎,把你的注意力转移到未来的自己身上。思考你现在正在做的事情会对你的未来有什么帮助或阻碍,这会让你集中注意力,拓宽你的意识,让你知道你的决定在以后会对你产生什么影响。未来的你可能希望现在你学习管理时间的技巧。

9.不要混淆紧急和重要

每天都有很多重要的事情要做。但这并不一定意味着这些事情是紧急的或时间敏感的。把这两者混为一谈会快速消耗你的时间,从而错过截止日期。

这里有一个入门技巧:你的任务清单上的紧急事项需要立即关注和行动,而重要的任务会有更重要的后果,但可能不需要立即完成。

为了充分利用你的时间,那就总是把注意力放在既紧急又重要的任务上。一旦这些任务被从清单上勾掉,将你的注意力转移到紧急任务上,然后才是重要但不紧急的任务。

10.休息

当最终目标是完成工作时,停止工作可能会适得其反。但是为了达到最佳的工作效率,你的大脑需要偶尔的休息。

虽然一些研究提出了工作/休息节奏的公式——比如工作52分钟,然后休息17分钟——但有效的休息并没有明确的规则。

由于每个人的思维能力不同,你的最佳休息时间也会不同。这种观点认为,经过一段时间以更高的能力使用大脑后,我们都会失去精神动力。而休息可以帮助我们点下“重置”按钮。

理想情况下,提前计划好休息时间,用它们去做一些与工作完全无关的事情。去散散步。跑上跑下楼梯。给朋友或爱人打电话。

休息过后,你不仅会对手头的任务有一个全新的看法,而且会觉得你比刚开始的时候有更多的时间。

小结

时间管理是一项重要的生活技能,但不是每个人都擅长。管理你的时间是困难的,但你并不孤单。从这10个管理时间的小技巧开始吧,以便帮助自己得到想要的结果。

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