有效解决问题的5个步骤和4个技巧

释放双眼,带上耳机,听听看~!
要解决一个问题,首先你必须完全理解它。误解问题的方式有很多,而理解问题的最佳方式就是与正在经历问题的团队或个人进行对话。

本质上讲,解决问题的过程就是核查问题的每个元素,以便找到解决方案或适当的修正它。

解决问题是一系列的步骤,涵盖问题的多个方面,直到你找到解决方案为止。当然,无论你是在一个团队中协作还是独立工作,过程都是一样的,只是方法和步骤可能会有所不同。

所以,要找到一个对你、你的团队或你的公司有效解决问题的方法,你就必须考虑到你所处的环境和你周围的人。

这些人会帮助你发掘出最好的方法并最终得到最好的解决方案。

解决问题的5个步骤

无论问题是什么,要解决它,你几乎总是需要遵循以下步骤。缺少这些步骤中的任何一个都可能会导致问题重新出现或解决方案无法正确实现。

一旦你知道了这些步骤,你就可以创造性地找到你需要的解决方案。

1.定义问题

无论你是独立解决还是作为一个团队解决,你都必须在开始之前先定义问题。如果你对问题是什么一无所知,那么你可能就会去修复一些不需要修复的东西,或者修复一些错误的问题。

花时间详细说明问题,把它写下来,然后进行讨论,这样你就能清楚地知道为什么会出现这个问题,以及它对谁产生了影响。

2.构思

一旦明确了问题,你就需要开始考虑每一个可能的解决方案。这时,你可以相出尽可能多的解决方案。

不要只接受第一个观点;尽可能多地构思,你创建的想法越多,就越有可能找到对团队影响最小的解决方案。

3.决定解决方案

无论你是单独还是作为一个团队去选择解决方案,请确保在实现此解决方案时考虑到对他人的影响。问以下这样的问题:

  • 他们需要如何应对这种变化?
  • 他们需要改变些什么?
  • 我们需要通知谁这个变化?

4.实现解决方案

当你实施解决方案时,一定要为反馈做好准备,并为此制定计划。当你推出解决方案时,请就所做更改的情况提供反馈。

5.回顾、迭代和改进

改变不应该是一次性的动作。要花时间检查变更的结果,以确保它产生了所需的影响并达到了预期的结果。

在需要的地方进行更改,以便进一步改进已经实现的解决方案。

鼓励解决问题的4个技巧

每个人或每个团队都有着不同的需求,所以可能也需要不同的技巧来解决问题。你可以尝试以下任何一个来刺激这个过程。

1-2-4全员+投票

1-2-4-全员是一种解决问题的方法,不管团队有多大,它都可以有效的工作。每个人都可以参与其中,并因此快速产生大量的想法。

当解决方案被迅速讨论和组织时,这种方法的好处在于参与者拥有自己的想法,所以当涉及到实现解决方案时,你不需要再额外做更多的工作来获得支持。

作为协调人,你首先需要向团队提出一个问题,解释这个问题或情况。例如,“你会建议采取什么行动或想法来解决公司缺少安静工作区域的问题?”

1

让所有人都明白这个问题,然后每个小组花5分钟单独思考这个问题。他们可以在便利贴上写下自己的想法。

2

现在让参与者找另外一个人来讨论他们的想法。

让小组成员四处走动,寻找一个伙伴,这样还能有助于他们结交新的伙伴。

要求两人花5分钟讨论他们共同的想法和思路。

4

接下来,把这些人员分成两到三对一组,每组4-6人。每个小组的人数不应超过6人,因为这会让每个人说话的机会减少。让小组讨论他们在前几轮中听到的一个有趣的想法,每个小组成员分享一个。

然后,小组需要选择他们喜欢的解决方案。这并不需要投票,只要一个最能引起大家共鸣的就可以了。

然后要求可以采取的三个行动来实现这个改变。

全员

把所有人聚在一起,问一些开放性的问题,比如“你们讨论时最突出的问题是什么?”或者“在讨论后,你们现在有什么不一样的看法吗?”

在会议结束时,你就会得到多种解决问题的方法,并且整个团队都为未来的解决方案和改进做出了贡献。

闪电决策阻塞

闪电决策阻塞是一种很好的方法,可以协作解决问题,并就一个解决方案或尝试达成一致。它鼓励团队决策,但同时,个人也可以传达他们的想法和反馈。

如果作为一个团队,你有一个特定的领域需要改进,比如办公环境,那么这种方法就是完美的。

该方法仅仅遵循一个简单的循环。

做个笔记——贴在墙上——投票——然后按优先顺序排列

通过使用便利贴,该技巧可以识别主要问题,鼓励解决方案,并打开小组之间讨论的空间。它使每个团队成员都可以在确定问题和解决问题的方法中发挥积极的作用。

思维导图

思维导图是一种神奇的视觉思维工具,它能让你通过建立联系并将构成问题的关系可视化,从而将问题带入。

你可以使用思维导图来快速地扩展问题,并让自己全面了解问题的原因和解决方案。

思维导图的目的是简化问题,并将问题的原因和解决方案联系起来。

要创建思维导图,你首先需要创建中心主题(级别1)。在这种情况下,这就是问题所在。

接下来,创建链接的次主题(级别2),将其放置在周围,用简单的一条线连接到中心主题。

如果中心主题是“客户总是在最后一分钟改变主意”,那么你可以将次主题链接如下:

  • 这种情况多久发生一次?
  • 他们为什么要这么做?
  • 他们想要什么?
  • 他们是怎么要求的?
  • 这会有什么影响?

添加这些次级链接主题可以让你开始构建问题的主要原因,因为您可以开始全面了解需要解决的问题。

一旦你构建出了问题的范围及其它的子问题,你就可以开始思考如何解决它。

现在开始添加链接到第2级主题的子主题(第3级)。

在这里,你可以列出解决问题的方法和你的所有想法。

对于每个链接的次级主题(级别2),开始考虑如何预防、减轻或改进它们。因为这只是写在纸上的想法,所以你可以写下你想到的任何事情,即使你认为客户不会同意!

你写的越多,你就会有越多的想法,直到你找到一到两个可以解决主要问题的方法。

如果你实在想不出来了,那就退一步,突出你写出的最喜欢的解决方案,然后向前推进和实施。

5个为什么

这是我之前写过的一篇文章中所推崇的方法。

问为什么是一种深入问题根源的好方法,可以让个人或团队真正思考问题的原因。当一个问题出现时,我们通常会对为什么会出现这个问题有先入为主的想法,这通常是基于我们的经验或信念。

基于此,你可以首先描述问题,然后开始问自己/参与者“为什么?”在你找到问题的根源之前,你需要至少五次提问。

当然,一开始会很难回答,但当你找到问题的根源时,你也会感到更满意。

作为一个协调人,尽管最基本的方法是问为什么,但你需要当心,不要把参与者引向一个单一的思路。

为了帮助解决这个问题,你可以使用以问题为中心的思维导图。然后问一个为什么的问题,这就会衍生出围绕中心问题的多个次要主题。有了这个问题的直观表示,你就可以构建出关于它的更有用的“为什么”问题。

一旦你找到了问题的根源,不要忘记你必须明确地采取行动来解决问题。

小结

要解决一个问题,首先你必须完全理解它。误解问题的方式有很多,而理解问题的最佳方式就是与正在经历问题的团队或个人进行对话。

一旦你调整好了,你就可以开始着手解决那些影响最大的问题了。

对于更重要或更难解决的问题,建议将解决方案分解为更小的部分进行操作或改进。

在较短的迭代中尝试这些改进,然后继续讨论,以便评审和改进解决方案。做好这些步骤就可以帮助你根除问题并找到有效的解决方案。

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